Dans les coulisses d’un de mes ateliers d’innovation pédagogique 👨🎨
learnability #54
Bonjour à tou·te·s 👋
Cette édition marque le retour d’une publication à un rythme bimensuel.
La dernière newsletter était la partie la plus simple du processus de reprise de learnability : rédiger l’édition du retour. L’écriture de celle-ci a été plus complexe : ancrer à nouveau l’écriture dans mon quotidien, et surtout tenir l’échéance. Pari réussi ! Il ne reste plus qu’à ne pas briser la chaîne de cette nouvelle – ancienne – habitude.
Par contre, malgré l’envie, je n’ai pas encore retravaillé sur la forme de la newsletter ni sur les nouvelles sections que j’ai en tête. Ce sera pour bientôt, promis !
J’ai plutôt passé mon temps à finaliser, avec Alicia Gonzalez, le packaging du fuel sucré qui alimentera les prochains ateliers de Caféine.Studio 🍫
D’ailleurs, en parlant d’atelier… Cette semaine, je vous emmène dans les coulisses de deux journées de co-création d’innovations pédagogiques. Je vous partage les semaines de préparation, l’approche pour maintenir l’engagement d’une centaine de participants et la manière dont j’ai analysé les productions.
Bonne lecture,
Nicolas.
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⏱️Temps de lecture : 12 minutes
31 octobre 2023 à 14:00. Lors d’un appel Teams.
– “Donc, la demande, c’est de préparer et d’animer trois ateliers avec une centaine de participants pour dresser le bilan des cinq premières années du programme APPRENDRE ? Et ça a lieu dans 3 semaines ?”
– “Oui, c’est bien ça” répondirent en chœur Johanna et Jérôme.
– “Allez, ça va être amusant !”
Je ne sais pas si c’est le décalage horaire – cette réunion a eu lieu le lendemain de mon retour après un mois au Canada –, mon intérêt pour le programme APPRENDRE – au sein duquel j’avais déjà collaboré – ou simplement le défi que cela représentait, mais je n’ai pas hésité une seconde.
Cette semaine, je vous partage les coulisses de ce projet fou. Préparation, animation et analyse, vous découvrirez comment j’ai mené ces trois ateliers auprès d’une centaine de participants.
Le programme APPRENDRE et les journées de l’Expertise
Avant tout cela, un peu de contexte…
APPRENDRE est un projet au service des acteurs de l’éducation dans 26 pays d’Afrique et au Liban. Il vise à mobiliser et à mettre en réseau les praticiens, cadres éducatifs, universitaires et chercheurs. Il assiste aussi les ministères de l’éducation en apportant des services, outils et expertises qui favorisent le développement professionnel des enseignantes et enseignants du primaire et du secondaire.
Concrètement, grâce à des missions d’expertise nationale et internationale, à des ateliers de formation, à des activités de recherche en éducation et à des événements scientifiques, le programme APPRENDRE œuvre pour :
Accompagner les Ministères de l’éducation dans la conception et le déploiement de stratégies d’accompagnement professionnel des enseignants.
Accompagner la transformation de la culture professionnelle de la supervision pédagogique.
Renforcer les capacités en ingénierie de formation des directions et institutions nationales en charge de la formation initiale et continue des personnels enseignants.
Co-construire, dans les pays et entre pays, des communautés de pratiques et de recherche pluridisciplinaires autour des apprentissages des élèves du primaire et du secondaire.
J’avais déjà eu la chance de travailler avec une partie des experts internationaux en 2021. J’avais préparé et animé un “Learning Experience Design Sprint” à distance pour résoudre des problématiques liées au transfert de compétences lors de leurs ateliers de formation.
Cette fois-ci, l’équipe du programme s’est tournée vers moi pour un projet d’une tout autre ampleur. Après 5 années de projet, une centaine de partenaires, d’experts et de représentants des pays bénéficiaires se réunissaient durant deux journées – les “Journées de l’Expertise” – pour dresser le bilan du travail accompli, et surtout envisager une nouvelle feuille de route commune.
Dans ce contexte, il s’agissait d’animer les sessions de travail avec une centaine de participants, et plus spécifiquement trois ateliers visant à :
Améliorer la plateforme partenariale APPRENDRE en termes de mutualisation des ressources pédagogiques et de pérennité de l’expertise.
Améliorer les actions des différents groupes d’experts.
Améliorer le transfert des actions du programme dans les différents pays.
C’est à ce moment-là que je suis entré en scène. 🪄
La préparation des trois ateliers
La préparation d’un atelier – ou de trois, en l’occurrence – est à mes yeux la phase la plus importante de tout le processus. Il s’agit de bien cerner les besoins du/des commanditaire(s), de définir des livrables réalistes par rapport aux objectifs et aux conditions de l’atelier, de s’adapter aux profils des participants, de concevoir des exercices adaptés, etc.
Habituellement, je prépare un atelier en trois temps : un premier moment de cadrage, suivi d’une phase de divergence pour envisager tous les scénarios possibles avant de terminer par un travail de convergence qui permet de préparer et documenter l’atelier dans les moindres détails.
Cadrage 📷
Le cadrage est réalisé lors d’une session de travail avec les commanditaires – souvent alimentée par un questionnaire en amont – qui permet de définir les grandes dimensions de l’atelier à venir :
Les éléments importants : les éléments contextuels ou organisationnels qui ont mené à l’idée de faire un atelier. Dans ce cas, la volonté de faire le bilan après 5 années, le choix des thématiques, les contraintes (comme des tables rondes déjà prévues à “utiliser” lors de l’atelier), le profil des participants, etc.
Les aspects logistiques : tous les éléments organisationnels à envisager – ou déjà envisagés – comme le lieu, le nombre de participants, la/les date(s), la modalité, le budget, etc.
Le(s) objectif(s) : ce que les commanditaires souhaitent atteindre grâce à cet atelier.
La/le(s) aspiration(s) : les objectifs secondaires que les commanditaires espèrent atteindre, consciemment ou non.
Les acteurs·rices clés : toutes les personnes de l’équipe des commanditaires qui interviendront dans la préparation, la participation ou l’animation de l’atelier.
Le(s) point(s) d’attention : les éléments qui pourraient générer des difficultés dans le bon déroulement de la préparation et de l’animation de l’atelier.
Le(s) livrable(s) : les résultats et productions tangibles envisagés à l’issue de l’atelier.
Les principes : les valeurs ou principes qui, du point de vue du commanditaire, doivent guider l’atelier.
Ce cadrage a été rempli pour chacun des trois ateliers afin de mieux envisager leur complémentarité. Il sert de balise à la suite du travail.
Divergence 🧠
Lorsque le cadrage est validé, j’entre dans une phase de “divergence”. Lors de celle-ci, à partir de mon expérience et de diverses ressources, j’envisage de multiples activités et déroulement pour chaque atelier afin de trouver le meilleur scénario possible.
Ce travail de divergence suit tout de même un canevas. Tous les ateliers que je mène s’appuient sur une démarche de design thinking – dont je parlais dans l’édition 46. Il s’agit d’une approche collaborative qui permet aux participants de résoudre des défis complexes de manière créative et innovante. Dans cette optique, je construis chaque atelier selon un canevas similaire en 4 étapes :
Explorer : faire un état des lieux de la situation lié à la thématique de l’atelier.
Définir : décider, à partir de l’état des lieux, des défis sur lesquels l’équipe / les groupes va / vont se pencher.
Innover : imaginer des solutions innovantes pour répondre aux défis.
Engager : définir un plan d’action pour la mise en œuvre des solutions.
Ce canevas permet de cadrer la phase de divergence – pour ne pas aller dans tous les sens non plus.
Avec un regard extérieur, le travail consiste alors simplement à imaginer, choisir et adapter les activités d’intelligence collective qui vont composer l’atelier. Pourtant, c’est probablement l’étape la plus difficile, car elle nécessite de prendre en compte de nombreux paramètres issus du cadrage, de jouer sur un rythme progressif, de faire varier les rythmes, d’inclure une ou plusieurs pauses, d’assurer les moments de partage, de garder du temps pour conclure, etc.
Cette phase d’imagination et de conception de la trame de chaque atelier est d’autant plus difficile dans un projet comme celui-ci où les mêmes personnes vont vivre trois ateliers différents sur deux journées. Il est dès lors important de garder une structure similaire et des exercices proches, sans que cela soit répétitif et devienne ennuyeux.
Après avoir envisagé 1 001 versions du déroulement, je propose une version qui me convient sous une forme assez minimaliste avec Miro. À ce stade, le tableau ne comporte que le déroulement global, c’est-à-dire les exercices envisagés et leur durée. Cette première version est présentée aux commanditaires, et améliorée grâce à leurs retours.
Heureusement, avec Johanna et Jérôme, les coordinateurs du programme APPRENDRE, nous avons très vite adapté les exercices qui devaient l’être, et trouvé un accord sur l’approche globale des trois ateliers et leurs activités.
⏳ Nous étions le 7 novembre 2023. Il ne restait plus que deux semaines pour élaborer le déroulement, concevoir tous les exercices et préparer tous les supports de chaque atelier.
Convergence 📜
Sur la base du canevas Miro validé, j’ai préparé un scénario plus précis de chaque atelier. Celui-ci comportait :
L’objectif
Les livrables
La durée
La description générale de l’atelier
Les principales activités envisagées à chaque étape
Le rôle des participants (intervenants potentiels et participants à l’atelier)
Le déroulement minuté de l’atelier
Cette nouvelle version a ensuite été améliorée en deux temps.
D’abord, de manière asynchrone, en partageant à Johanna et Jérôme chaque déroulement sur Google Drive avec la possibilité de rédiger des commentaires. Ce document est lui-même présenté oralement, à travers une vidéo Loom, pour expliciter les choix effectués dans la conception de l’atelier.
Ensuite, nous avons eu une session de travail pour nous ajuster sur les derniers éléments du déroulement de chaque atelier.
⏳Nous étions le 15 novembre. Il restait une semaine. Tout était prêt sur papier. Sur papier seulement…
Parce que oui, c’est bien beau de s’amuser à réfléchir à des déroulements, des activités et des exercices, encore faut-il ensuite pouvoir rendre tout cela concret pour 100 participants. C’est le second temps de la phase de convergence, celui qui consiste à préparer concrètement l’animation des trois ateliers.
Ce travail, par facilité et habitude, je le fais sur Notion. J’y détaille très (très) précisément le processus de chaque l’atelier.
Pour chaque étape de l’atelier, je précise :
La modalité
La description de l’étape
L’animateur·rice principale
Les objectifs de l’étape
Le contenu
Le rôle des participant·e·s
Les consignes aux participant·e·s
Le matériel dont j’ai besoin
Lorsqu’une étape contient des exercices, j’indique le temps de chaque exercice et inclut le(s) canevas.
Toute cette documentation m’aidera pendant la phase d’animation.
Ce travail a été affiné jusqu’au lundi 20 novembre.
Le lendemain, j’ai préparé mes différents supports – Keynote et Classroomscreen que je détaille plus bas – ainsi que les versions finales des canevas de chaque exercice.
⌛ Nous sommes le 22 novembre, et tout est prêt.
Avant de prendre le train pour Paris dans l’après-midi, j’imprime l’ensemble des canevas nécessaires et prépare la valise de matériel en repassant sur chaque étape des trois ateliers.
L’animation des deux journées
Le premier atelier n’a lieu que l’après-midi, mais je suis présent dès le matin pour m’imprégner de l’ambiance générale, observer les dynamiques entre les participants et m’appuyer sur les contenus qui auront été partagés.
À la pause de midi, j’avale quelques sandwichs avant tout le monde pour ensuite profiter de la salle vide.
J’installe le matériel sur les tables de chaque groupe : canevas papier pour chaque exercice, marqueurs Sharpie et post-it de différentes couleurs.
Je prépare ensuite les trois outils qui vont m’accompagner durant l’animation de tout l’atelier.
Notion, sur mon iPad, qui contient le déroulement de la séance et me permet d’adapter en temps réel, en fonction des besoins, les durées de chaque étape.
Un diaporama qui contient les informations essentielles, surtout le cadrage du début de l’atelier : règles, processus et programme.
Classroomscreen sur lequel j’ai préparé chaque activité avec son canevas, sa durée – un minuteur est affiché pour chaque exercice – et éventuellement ses consignes écrites.
Ensuite, il suffit de se laisser porter, car c’est la magie qui opère…
Bon, je dois avouer que c’est probablement un peu plus complexe que cela.
L’animation s'appuie surtout sur l’intelligence collective, c’est-à-dire la capacité des participants présents à collaborer et à combiner leurs compétences, leurs connaissances, et leurs expériences pour identifier des problèmes, innover et apporter des solutions nouvelles.
Pour cela, j’ai utilisé les ingrédients suivants :
La diversité et la complémentarité : les groupes de travail lors des ateliers étaient diversifiés, en accueillant des participants ayant différentes expertises, horizons et perspectives. Cette hétérogénéité favorise un éventail plus large de points de vue et de solutions potentielles.
La collaboration ouverte : les participants étaient encouragés à partager librement leurs idées et connaissances à travers les différentes activités. Cette collaboration ouverte évite la hiérarchisation des contributions et permet à chaque voix d'être entendue et chaque idée d'être considérée.
La co-création : les participants aux ateliers travaillaient ensemble pour construire à partir des idées des autres, ce qui pouvait mener à des solutions plus raffinées et innovantes que celles que les personnes auraient développées individuellement.
Une communication efficace : les ateliers proposaient des règles et des outils pour faciliter les échanges et la compréhension mutuelle.
La confiance et le respect : ce sont deux ingrédients importants à instaurer dès le début de l’atelier. La confiance entre les participants permettait une prise de risque et une créativité accrue. Le respect mutuel assurait que toutes les idées soient considérées sans préjugés.
Pour faciliter cette intelligence collective, surtout dans un groupe aussi important, je vous partage quelques pratiques :
Avoir un plan clair et détaillé, tout en restant flexible : vous avez pu le remarquer, j’aime créer un scénario très détaillé pour chaque atelier. Toutefois, cela ne m’oblige pas à le suivre à la lettre, et au contraire cela m’offre plus de liberté en ayant une conscience très précise du temps et des objectifs de chaque étape. Dans le premier atelier, nous avons, par exemple, décidé de supprimer la phase d’inspiration, car de bonnes idées avaient déjà été partagées durant les deux premières tables rondes.
Donner l’/les objectif(s) et livrable(s) : un atelier d’innovation pédagogique peut paraître très abstrait pour les participants. Il est important, dès le début de l’atelier, de leur présenter les objectifs et surtout les livrables qui seront à réaliser – si possible, en montant des exemples concrets. Ensuite, présenter le programme leur permet de prendre conscience des différentes étapes et activités pour atteindre les objectifs.
Être le guide de l’atelier, et non le héros : ce sont les participants qui vont réfléchir aux problèmes et trouver des solutions. En tant que facilitateur, mon rôle n’est pas de leur donner des solutions – même si j’ai souvent tout un tas d’idées à partager. Mes missions sont de les aligner sur un/des objectif(s) commun(s), de maintenir le cadre et l’environnement bienveillant, d’engager les participants dans chaque activité et d’assurer le bon déroulement vers l’atteinte des objectifs et l’élaboration des livrables.
Donner des consignes claires – et s’assurer que chaque groupe les comprend : c’est d’autant plus important lorsqu’il est difficile, comme dans ce cas où je facilitais 10 groupes de 10 personnes, d’avoir une vue précise sur l’avancement de chaque groupe. Les consignes doivent être claires, courtes, si possible écrites, et il est important de passer auprès de chaque groupe pour assurer qu’il démarre sur de bonnes bases.
Observer – et écouter – sans cesse l’évolution des groupes : vu le nombre de participants, il était difficile de réellement consacrer un temps significatif à chacun. Mon rôle était alors d’observer l’évolution des groupes pour intervenir au besoin : identifier un groupe qui rencontre des difficultés, reconnaître les signes de fatigue dans un autre, gérer des participants qui prennent trop la parole, éviter les conflits, etc.
S’appuyer sur des modérateurs : lors des trois ateliers, je n’avais pas de co-facilitateur. Par contre, je me suis appuyé sur un ou une responsable au sein de chaque groupe dont le rôle avait été défini à l’avance – comme Marius, sur la photo ci-dessous. Ces modérateurs endossaient la responsabilité d’engager le groupe dans les activités, d’aider à la synthèse des idées et de m’avertir en cas de questionnement ou de problème.
L’analyse des deux journées
À la fin de chaque atelier, j’ai collecté toutes les productions des participants, qu’elles soient individuelles ou collectives.
Lors d’un atelier habituel, avec une dizaine de participants, je prends des photos de toutes les productions. Je les envoie à une personne de mon équipe qui se charge de les numériser et d’en proposer une première synthèse.
Dans ce cas-ci, vu l’ampleur et la complexité des échanges comme des ateliers, je me suis dit que ce travail serait impossible à réaliser sans avoir vécu les deux journées. J’ai donc préféré réaliser ce travail seul pour mieux me replonger dans chaque atelier et chaque activité.
J’ai commencé par faire une première retranscription de toutes les activités de chaque atelier pour chaque groupe. Cela m’a permis de transformer les centaines de post-it en 45 pages de compte rendu.
Ensuite, j’ai procédé à une analyse catégorielle a posteriori. J’ai extrait les points communs, les différences ainsi que les éléments marquants. Cela m’a permis de créer des catégories pour classifier les éléments récurrents issus de chaque groupe, et de chaque atelier.
Ce travail a mis en exergue et documenté deux défis transversaux à l’ensemble des ateliers. C’est assez amusant de voir que, malgré le nombre de participants, de groupes et d’exercices, il est assez commun de trouver, sans accord préalable, des convergences transversales.
Ensuite, parmi les solutions évoquées lors des différents ateliers, j’ai dégagé trois axes de travail complémentaires. Dans le compte rendu, j’ai présenté chacun de ces axes et évoqué des pistes d’action sur la base de propositions faites durant les ateliers.
Ce rapport a été envoyé à tous les participants, et discuté avec Johanna et Jérôme pour envisager la feuille de route des prochaines années du programme APPRENDRE.
J’espère que cette promenade dans les coulisses d’un projet vous aura plus.
Si vous avez des questions complémentaires ou des pistes d’amélioration à me proposer, répondez directement à cette édition. Comme d’habitude, j’assure le service après-vente de cette édition 😀
🧰 La boîte à outils d’intelligence artificielle pour concevoir et former [FR]
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