Optimiser son temps, son énergie et ses formations

learnability #16

Lisbonne, 2 avril 2022.

Bonjour à tou·te·s 👋

Je commence par souhaiter la bienvenue aux quelques dizaines de personnes qui se sont abonnées depuis la dernière édition. Vous êtes maintenant plus de 1.700 à lire cette newsletter toutes les deux semaines. Merci pour votre intérêt et votre confiance ! Merci aussi à Noémie Aubron pour ce coup de boost en me citant dans sa newsletter “Futur(s)” parmi les “niches bizarres” qu’elle suit. Un très bon article sur ses pratiques de recherche, d’observation et d’analyse avec de nombreuses recommandations de newsletters intéressantes !

Une partie d’entre vous profite déjà des vacances de printemps. De mon côté, je suis arrivé à Lisbonne lundi dernier. La température est moins élevée que prévu, mais c’est un réel bonheur de pouvoir changer ses habitudes, découvrir une autre ville, travailler depuis une terrasse et lire au bord de l’eau. J’en profite également pour rencontrer différentes personnes et mener une série de conversations qui seront publiées dans les prochaines éditions.

Avant de sauter dans l’avion, j’ai enregistré le deuxième épisode du podcast “C’est quand la pause ?” Cette fois, nous nous sommes posé la question suivante : Peut-on former sans connaître les attentes du public cible auquel on s’adresse ?

Cette semaine, je vous propose d’explorer une thématique annexe à l’innovation pédagogique et au futur de l’apprentissage : la maîtrise du temps. À travers leur ouvrage Make Time, Jake Knapp et John Zeratsky proposent une méthode pour dégager plus de temps dans sa journée afin de faire ce qui est réellement important. Alléchant, pas vrai ? Je vous fais découvrir cette méthode, vous partage les techniques que j’utilise quotidiennement et vous propose même de les utiliser pour améliorer vos futures formations.

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Temps de lecture : 13 minutes

La vie mérite mieux que la vitesse (Mahatma Gandhi)

J’imagine qu’un mardi sur deux, lorsque cette newsletter arrive dans votre boîte de réception, vous vous demandez quand vous allez réussir à prendre le temps de la lire. Si c’est le cas, sachez que la situation est quasi identique pour moi : dès qu’une newsletter est envoyée, je me demande comment je vais trouver le temps pour publier la prochaine.

J’imagine que, vous aussi, votre agenda déborde de rendez-vous et de tâches. Pourtant, certains soirs, vous vous dites tout de même : “Qu’ai-je réellement fait de ma journée ?” Ou alors vous avez des grands projets que vous souhaiteriez réaliser, mais vous ne trouvez jamais le temps de les mener.

Ces situations, je les ai vécues durant plusieurs années, et ce malgré le recours à différents outils et techniques de productivité. J’ai essayé la méthode Getting Things Done, le miracle morning, le batching de rendez-vous, la réduction du temps sur les réseaux sociaux, etc. Rien n’y a fait. 

En 2019, j'ai lu Make Time pour la première fois. Le livre m’a littéralement sorti du brouillard. Sa principale différence réside dans le fait de proposer un système simple qui agence et relie toutes les autres techniques afin d’optimiser son temps, sa concentration et son énergie. L’objectif : dégager plus de temps dans la journée afin de faire ce qui vous importe vraiment.

Depuis cette révélation, je relis le livre chaque année en guise de piqûre de rappel : j’analyse mon système actuel, l’optimise, pioche certaines techniques et en crée de nouvelles.

Dans cet article, je vous fais découvrir les grands principes de cette méthode et vous partage une série de tactiques que j’applique aujourd’hui. Je vous propose également une réflexion sur la manière dont l’approche Make Time, comme ses principes, peuvent être utilisés pour améliorer l’engagement de vos participants dans vos formations.

L’approche

Les auteurs, qui sont par ailleurs les initiateurs du Design Sprint, commencent l’ouvrage avec une phrase qui m’a marqué : “La plupart de notre temps est dépensé par défaut”.

Selon eux, il existe deux forces qui se disputent chaque minute de notre temps : les piscines à débordement (“The Infinity Pools”) et la roue infernale ("The Busy Bandwagon"). Les premières se matérialisent par toutes les sources de contenu qui sont continuellement renouvelées – comme les réseaux sociaux, YouTube, Netflix ou chaque édition de cette newsletter. La seconde se caractérise quant à elle par le culte de la productivité incessante – ou la volonté de toujours faire des choses.

Face à ces deux forces, difficile de trouver du temps pour les choses importantes. Pire, il s’agit souvent de faire un réel effort pour s’en débarrasser, comme supprimer l’application d’e-mails ou désactiver les notifications, deux paramètres initialisés par défaut sur un téléphone. Il n’est pas plus acceptable, socialement, de sortie de la roue infernale. Par défaut, il faut répondre aux demandes qui se présentent. Être réactif. Remplir ses journées. Être efficace. En faire plus

Dans ce contexte, le constat est simple : si vous souhaitez faire des choses essentielles pour vous, il est nécessaire de dégager du temps. Et pour cela, il faut s'éloigner de tout ce qui détourne votre attention. En ce sens, l'idée n'est pas nécessairement d'être plus productif, mais de choisir ce qui est important afin d'y consacrer du temps et de l'énergie.

Le véritable changement s’obtient ainsi par la création de nouveaux réglages sur mesure, la mise en place de barrières par rapport aux deux forces et la réorganisation de son temps.

Quatre étapes pour gagner du temps

Pour y arriver, Make Time propose quatre étapes quotidiennes. 

Autour de celles-ci, les auteurs développent une série de tactiques pour combattre les distractions, gagner du temps et se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Étape 1 · “Highlight” : définir une priorité par jour

Choisir un moment fort (le "highlight"), une priorité de la journée qui a du sens et que vous avez réellement envie de réaliser. Il ne s’agit ni d’un objectif – trop lointain – ni d’une tâche – trop mécanique. Ils conseillent d'y consacrer entre 60 et 90 minutes dans la journée. 

Pour choisir ce “highlight”, les auteurs proposent trois critères :

• L’importance : “Quelle est la chose la plus importante que je dois faire aujourd’hui ?”

• La satisfaction : “À la fin de la journée, qu’est-ce qui m’apportera le plus de satisfaction ?”

• La joie : “Quand je réfléchis à ma journée, qu’est-ce qui m’a apporté le plus de joie ?”

Étape 2 · "Laser" : couper les sources de distraction

Une réelle prise de conscience à travers la lecture du livre a été la nécessité de modifier mon environnement pour diminuer les sources de distraction, en ne comptant pas sur la simple volonté. En effet, pendant longtemps, j'ai essayé d'appliquer des règles sans parvenir à les respecter. Grâce à cette lecture j'ai modifié mon environnement pour me "forcer" à éliminer certaines distractions.

Les auteurs regroupent les sources de distraction en deux grandes catégories : le travail et le divertissement. Comme je l’écrivais dans la description de l’approche, les deux exploitent notre tendance à réagir par défaut aux stimuli extérieurs. La “roue infernale” du travail nous impose des réunions ou de nouvelles demandes qui apparaissent plus vite que les tâches existantes ne disparaissent. Les "piscines à débordement" veulent nous aspirer dans leurs spirales sans fin de contenu afin de monétiser notre attention. Pour lutter, il ne suffit pas d'en faire toujours plus et d'améliorer notre volonté, nous devons repenser notre environnement physique et numérique pour minimiser les distractions.

Dès lors, au lieu de se fier à sa propre volonté, ils proposent de créer de véritables barrières physiques autour des distractions pour focaliser son attention sur son “highlight” :

• Supprimer les médias sociaux et les applications de messagerie de son téléphone.

• Déconnecter les comptes de médias sociaux en ligne pour se donner plus de temps pour les utiliser uniquement de manière intentionnelle.

• Définir des moments précis pour consulter ses e-mails.

• Mettre en place une minuterie visible pour mieux gérer ses plages horaires.

• Couper le Wi-Fi après une certaine heure (grâce à un minuteur).

• Fermer sa porte – au bureau comme chez soi.

• Etc.

Étape 3 · "Energize" : utiliser son corps pour recharger son cerveau

Pour les auteurs, les modes de vie actuels ignorent notre histoire évolutive et nous volent de l'énergie. Il s'agit donc de réinitialiser ces modes par défaut à travers quelques petits changements.

Ils conseillent de vivre un peu plus "comme des hommes préhistoriques" : privilégier une alimentation naturelle et légère – en évitant les aliments gras et artificiels –, adapter son sommeil pour se rapprocher du rythme de la lumière du jour, se concentrer sur des interactions sociales courtes, mais de qualité, s'assurer de faire 10 000 pas par jour – ou du moins de marcher plusieurs fois pendant la journée.

Étape 4 · "Reflect" : ajuster et améliorer son système

Cette quatrième étape propose de réfléchir aux actions menées et de décider lesquelles affiner ou abandonner.

Pour cela, les auteurs proposent le canevas suivant.

Quelques principes que j’ai mis en place

Parmi les 87 techniques du livre, beaucoup sont connues, ou semblent évidentes.  Néanmoins, intégrées dans les quatre étapes de la méthode, elles prennent sens et permettent de se focaliser sur un objectif principal.

Je souhaitais vous partager une série de tactiques intégrées dans mon quotidien, certaines sans encombre, d’autres avec plus de difficultés. 

Le “highlight” (et les quatre étapes de manière générale). J’ai toujours eu l’habitude d’élaborer des listes de choses à accomplir dans ma journée. Aujourd’hui, j’utilise les priorités de Todoist pour distinguer mon “highlight” (priorité 1), mes tâches (priorité 2) et mes rendez-vous (priorité 3). Ce “highlight” est la priorité de ma journée, un temps fort qui donne un cap chaque jour. Il peut être lié à mes activités professionnelles comme ma vie personnelle. Il s’agit juste de “la réalisation” ou “le moment” qui aura sa priorité dans ma journée. Pour cela, je consacre chaque matin un temps de planification de la journée et, chaque soir, un temps de rétrospective et d'évaluation.

Planifier sa journée dans les moindres détails. Je planifie mes journées en combinant Todoist qui contient les tâches à réaliser, et Google Agenda qui affiche les blocs de temps consacrés à ces tâches. Absolument tout est indiqué dans mon agenda ! Même les temps off ou les moments d’appel hebdomadaires avec mes parents.

Dans l’image ci-dessous, les rendez-vous sont en bleu et les tâches en orange. Je planifie souvent cela deux semaines à l’avance, et avant d’entamer une nouvelle semaine, je réajuste son programme.

Vous allez me dire : “Quelle place laisses-tu à la spontanéité ?” Comme l’écrit Jean de la Rochebrochard, il s’agit de “s’organiser comme une machine pour vivre comme un humain”. De mon point de vue, une journée structurée offre plus de liberté. Si vous n’avez rien de prévu, vous devez en permanence décider de ce que vous allez faire. En revanche, une journée entièrement minutée donne la liberté de se concentrer sur le moment présent. 

Le téléphone sans distraction. J’ai supprimé toutes les notifications de mon téléphone, sauf les appels, iMessage, What’s App et Messenger – avec une tendance à mettre en sourdine la plupart des conversations. J’ai supprimé Facebook, Slack, LinkedIn, Instagram, Medium, YouTube et même Superhuman – mon logiciel d’e-mails. Je n’y accède que sur mon ordinateur, lui-même coupé de toutes ses notifications.

Cela a radicalement changé ma productivité, et surtout mes moments de pause ou de transport – durant lesquels j’ouvrais machinalement les réseaux sociaux pour m’y perdre pendant des heures.

Par ailleurs, si j’ai longtemps eu une relation amour-haine avec l’Apple Watch, j’ai aujourd’hui réussi à l’intégrer dans mon quotidien pour réduire la dépendance à mon téléphone. Que ce soit au bureau ou chez moi, il m’arrive très souvent de laisser mon téléphone dans une poche pendant plusieurs heures, sans avoir le besoin de le consulter. Je m’interdis également d’utiliser mon téléphone dans la chambre et essaie de ne plus y toucher dès 20:00. 

Nettoyer la page d’accueil de mon iPhone. Je n’ai aucune application sur l’écran d’accueil de mon iPhone. Comme les auteurs l’indiquent : “C’est une gêne volontaire, une minipause, un ralentisseur qui met la distraction à distance. Si vous allumez votre téléphone par réflexe, l’écran vide vous offrira une seconde pour vous poser la question : est-ce que je veux vraiment être distrait, là maintenant, tout de suite ?”

Éviter à tout prix de consulter mon téléphone au réveil. Hormis pour couper l’alarme, j’essaie de ne pas plonger dans mon iPhone après une nuit de sommeil – notamment à cause de Twitter que je n’ai pas réussi à désinstaller.

Apprendre à dire non. Ça a été l'une des tactiques les plus difficiles à mettre en place : refuser les sollicitations et, surtout, éviter de remplir mon agenda tous les jours de 8:00 à 22:00 – même si vous voyez sur la capture d’écran ci-dessus que je gère assez mal l’heure de décalage horaire.

J’ai essayé différentes techniques. La dernière était un Google Sheet avec une série d’heures théoriques attribuées à différentes catégories comme l’écriture, les tâches nécessitant un “focus”, les rendez-vous avec les client·e·s, etc. Cette approche manquait de visuel.

Aujourd’hui, j’organise cela à travers Google Agenda et un planning théorique sur deux semaines. Je fonctionne ensuite par un système de “vases communicants” qui me permettent d’intervertir certains créneaux. Si, lors d’une semaine, j'atteins la limite d’heures d’une catégorie, je reporte la demande à la semaine suivante, même s’il me reste du temps dans mon agenda.

Méditer. Dans les habitudes tenues longtemps, abandonnées et reprises peu à peu, il y a la méditation que je pratique a minima trois fois par semaine. Cette activité m’offre l’occasion de (re)trouver une certaine forme de sérénité et de réflexivité. Cela me fait un bien fou de rester calme et d’apprendre à canaliser mes pensées.

Adopter une approche “Inbox Zero” pour la gestion des e-mails. Durant des années, j’ai eu l'habitude de traiter directement chaque message qui entrait dans ma boîte de réception, ce qui avait tendance à continuellement m’interrompre. Aujourd’hui, je consulte ma boîte de réception deux fois par jour, pour classer les e-mails et traiter les plus rapides. Ensuite, je prévois deux à trois blocs dans la semaine pour la gestion de l’ensemble des messages.

Créer une bande-son “Laser”. Je fonctionne beaucoup en hackant mon cerveau, et en conditionnant mon environnement. Pour cela, la musique est réellement une alliée : j’écoute toujours le même morceau avant d’entamer un atelier – à distance – ou une conférence, j’ai une playlist qui me met très rapidement dans un état de flow, etc.

Rendre le temps visible. Il y a un constat que j’ai pu faire dans quasi tous mes ateliers : quel que soit le temps donné pour réaliser un même exercice, les participants le finissent toujours dans les temps. J’utilise cette même technique pour moi, soit à travers un Time Timer physique, soit grâce à la technique Pomodoro. J’attribue un temps théorique aux tâches, lance le minuteur et m’astreins à le respecter.

Du Make Time au Make Learn

Le titre n’est pas fou, mais vous comprenez l’idée : comment les principes de Make Time peuvent-ils être appliqués pour améliorer l’engagement des participants dans vos formations ? Je vous partage quelques idées que je mets moi-même en pratique.

Choisir ses priorités : Highlight

• Focaliser votre (séquence de) formation sur un objectif principal. Démarrer une formation – ou une journée de celle-ci – avec un objectif prioritaire clarifie le programme pour tout le monde, vous comme pour les participants. Cet objectif central crée de la motivation. Quand on a un objectif ambitieux, mais atteignable, à la fin de la journée, c’est ter-mi-né. On peut le cocher, et rentrer chez soi avec le sentiment du travail accompli. À l’opposé, multiplier les objectifs peut avoir tendance à faire perdre le fil à vos participants. Privilégiez donc un objectif et communiquez-le.

• Aligner les objectifs de vos participants. J’en parlais dans la dernière édition, vos apprenants s’inscrivent à votre formation avec leurs propres attentes et objectifs. Amenez-les à exprimer ces besoins et tentez d’aligner ceux-ci avec ceux de la formation.

• Planifier chaque journée (ou séquence). Un plan clair et précis permet à tout le monde de savoir à quoi s’attendre. Annoncez dès le début l’enchaînement des parties de votre journée ou de votre module de formation (je vous partage, ci-dessous, un exemple de présentation d’un module de formation). Surtout, n’oubliez pas de préciser si vous déviez de ce programme en cours de journée.

Présentation d’un module dans la formation “Le b.a.-ba du genre”, Le monde selon les Femmes

Rester concentré et éviter les distractions : Laser

• Tenter une session déconnectée. Malgré mon appétence pour le numérique, j’aime mener des formations déconnectées. Qu’est-ce que cela veut dire ? Personne n’utilise d’ordinateur ou de téléphone en dehors des pauses, même si chacun est libre de sortir à tout moment pour une urgence. La différence est folle ! En sortant les participants de leurs e-mails et en les amenant à collaborer de manière analogique, tout le monde passe en mode concentration et la productivité est décuplée.

• Créer des routines. Les routines ont elles-mêmes un pouvoir phénoménal : quand les participants connaissent le déroulement des séquences, sont habitués aux outils, maîtrisent les techniques de collaboration, les sessions sont plus fluides et beaucoup plus efficaces.

Augmenter son niveau d’énergie quotidienne : Energize

• Faire des pauses. Ça paraît simple, mais on l’oublie trop souvent. En ligne, j’essaie de faire des pauses toutes les heures. J’oblige même, lors de certaines sessions, à laisser la caméra allumée pour m’assurer que les participants quittent leur écran un minimum. En présence, j’évite de dépasser 90 minutes sans pause. Après celle-ci, un ice breaker ou une activité peut être nécessaire pour remettre tout le monde dans le bain. Bref, une promenade rapide, des pauses fréquentes et des journées un peu plus courtes amènent une réelle efficacité dans les formations.

Faire le point en fin de journée : Reflect

• Amener les participants à réfléchir à leurs apprentissages. Le but est d’outiller vos participants, en termes de connaissances et de stratégies, pour qu’ils puissent réfléchir à leurs manières d’apprendre. Il peut s’agir de les amener à concevoir des méthodes de travail ou d’apprentissage propres à la formation, solliciter une réflexion continue sur leurs découvertes et leurs apprentissages – à travers un portfolio – ou envisager les manières de transférer les acquis sur le terrain.

• Amener les participants à évaluer la session. Chaque session d’atelier, chaque formation est une expérimentation. Vos participants sont vos meilleurs alliés pour améliorer ce processus. N’hésitez pas à les interroger de manière informelle à la fin d’une séance, que ce soit sur une partie précise de la journée, une activité ou l’ensemble du programme. Vous pouvez également opter pour un formulaire d’évaluation qui permet d’analyser certaines parties précises de votre formation.

Il existe de nombreuses autres tactiques du livre qui peuvent être transférées à des situations de formation et d’apprentissage. Toutefois, j'ai constaté qu'elles ne prennent sens que lorsque vous respectez les principes fondamentaux : choisir ses priorités, rester concentré et éviter les distractions, augmenter son niveau d’énergie quotidienne et faire le point en fin de journée.

Si l’article vous a donné envie de lire le livre, il existe en anglais (version originale) ou en français (traduction).

La formation… Sans identification des besoins ?

“C’est quand la pause ?”, c’est le podcast qui analyse le monde de la formation en omettant délibérément un de ses ingrédients essentiels. Avez-vous déjà imaginé une formation sans formateur, sans budget, sans PowerPoint ou sans thématique ?

Peut-on former sans connaître les attentes du public cible auquel on s’adresse ? Dans ce deuxième épisode, nous discutons de l’intérêt d’analyser les besoins des participant·e·s, de la nécessité de s’adapter – ou non – à ceux-ci et des interlocuteurs·rices auprès desquels recueillir ces fameux besoins.

📚 Ressources

Comment planifier, réaliser et diffuser des vidéos éducatives ? (FR)

Les ressources audiovisuelles pédagogiques sont largement utilisées que ce soit dans les dispositifs hybrides ou à distance. Cet article est celui que je partage le plus à ce sujet ! Il fait le point sur les avantages de ce média, partage une série de conseils sur la manière de produire les vidéos et présente les outils qui peuvent vous aider à les réaliser.

Comment le sentiment d’appartenance à un groupe motive l’entraide dans un cours en ligne ? (FR)

Un article de recherche qui montre que, dans les cours en ligne, le sentiment d’appartenance au groupe varie selon la nature des groupes dans lesquels les apprenant·e·s évoluent. Lorsqu’ils/elles parviennent à créer des amitiés, les participant·e·s développent des comportements altruistes et de réconfort. De quoi nourrir votre réflexion sur la manière de créer des groupes dans vos formations !

Pourquoi vous ne devriez pas toujours écouter les utilisateurs·rices ? (ENG)

À travers chaque édition, ou presque, je vous rappelle l’importance de recueillir les besoins des participant·e·s – cette édition n’échappe pas à la règle. Toutefois, derrière cette simple affirmation se cache une réelle complexité pratique pour mener ce recueil. Dans cet article, Jessica Tenuta décrit l’approche à adopter et offre une série de conseils pour ne pas être submergé par une marée de besoins utilisateurs·rices : la recherche d’idées inattendues, la focalisation sur les problèmes vécus, la compréhension des silences, etc.

👨‍💻 L’outil

J’ai rarement prêté attention aux outils web de création de capsules audiovisuelles. Depuis près de 10 ans, je réalise et monte mes enregistrements d’écran grâce à Screenflow – en passant parfois par Final Cut. Pourtant, depuis quelques mois, je suis littéralement tombé amoureux de Loom, grâce à sa facilité d’utilisation et les différents utilisations possibles.

Si Loom est un “simple outil d’enregistrement de vidéo “– caméra, écran ou combinaison des deux –, il ne joue pas dans la même catégorie que Screenflow, Camtasia ou d’autres. Vous le lancez en un clic, et dès que votre enregistrement est terminé, vous obtenez un lien partageable de la vidéo hébergée sur Loom. Vous pouvez rapidement diffuser votre enregistrement et vos destinataires peuvent commenter la vidéo – complète ou à certains moments précis. 

Loom devient ainsi l’outil idéal pour enregistrer des tutoriels en vidéo, présenter un contenu dans le cadre d’une classe inversée, proposer des consignes pour une activité, etc.

De mon côté, il est devenu l’un de mes outils de travail asynchrone préféré : plutôt que de répondre à des questions ou faire une présentation par un long texte, j’enregistre une courte vidéo qui est diffusable directement. L’outil propose également des outils pour soutenir le propos : effets visuels sur les clics souris, outil de dessin, enregistrement sur une zone précise et capture de l’audio interne.

Informations complémentaires :

• Outil freemium (version payante à partir de 8 $ par mois) avec une version gratuite plutôt complète, et une version éducation entièrement gratuite.

• L’outil dispose d’une application Windows / Mac, d’une extension Chrome, d’une application iOS & Android.